Kempen PAS PILIHANKU

PAS telah melancarkan Kempen PAS PILIHANKU yang bermula pada 1 Januari 2017 sehingga 15 April 2017.

Majlis Perasmian Muktamar Tahunan PAS kali ke 62

Kenangan semasa majlis perasmian Muktamar PAS Pusat pada thun 2016

Pasukan baru PAS Pusat selepas selesai Retreat PAS Pusat di Morib Selangor

Tersenyum ria semua pimpinan selepas selesai retreat PAS Pusat selepas berkampung selama 3 hari

Gimik Pra-Pelancaran kempen PAS PILIHANKU di Pejabat Agung PAS

Gimik pra-pelancaran PAS PILIHANKU diadakan di hadapan Pejabat Agung PAS selepas sidang media diadakan baru-baru ini

Pelancaran Tabung Pilihanraya PAS kawasan Segamat

Gimik pelancaran tabung Pilihanraya PAS Kawasan Segamat

TANGISAN ROHINGYA

TANGISAN ROHINGYA

Selasa, 22 Oktober 2019

BAB 5 : PERKARA BERBANGKIT – APA MAKNANYA


PERKARA BERBANGKIT – APA MAKNANYA

Perkara Berbangkit adalah salah satu bahagian yang paling disalah anggap mengenai perkara tersebut. Ia sebenarnya merupakan satu bahagian di dalam mesyuarat untuk membuat ‘audit’ terhadap keputusan terdahulu yang telah dicapai sewaktu mesyuarat yang terdahulu.

Disebabkan salah anggap ini menyebabkan adakalanya keputusan yang dicapai di dalam mesyuarat yang lalu akan berlalu begitu sahaja akibat daripada tiada daripada mana-mana ahli mesyuarat yang menyentuh atau bertanya dengan perkembangan keputusan yang telah dicapai.

Sebagai contohnya, mesyuarat telah mencapai keputusan untuk membeli sebuah van bagi kegunaan operasi sekolah. Namun disebabkan keputusan ini tidak ada tindakan daripada mana-mana pihak dan ianya juga tidak dibangkitkan di dalam mesyuarat yang seterusnya maka ia akan hanya tinggal sebagai keputusan sahaja tanpa tindakan.

Setiap tindakan yang perlu disiapkan pada atau sebelum tarikh mesyuarat perlu disahkan sama ada telah dilakukan atau sebaliknya. Jika tidak, apa yang akan dilakukan untuk menyelesaikan tugasan atau tindakan tersebut. Jika seseorang menghadapi masalah, ini boleh dibincangkan dan tindakan baru atau pindaan terhadap keputusan boleh dilakukan jika ada keperluan.

Mungkin juga sesuatu keputusan telah dibuat sebelum ini di dalam mesyuarat yang terdahulu telah pun berubah maka agenda Perkara Berbangkit dapat menjelaskan kedudukan semasa perkara tersebut.

Pengalaman penulis menghadiri dan menyertai pelbagai mesyuarat sejak 25 tahun yang lalu telah melihat sendiri bahawa Perkara Berbangkit tidak begitu difahami bukan sahaja oleh Pengerusi Mesyuarat tetapi juga para ahli mesyuarat sehingga menyebabkan kualiti mesyuarat terkesan dengan kelemahan ini. Ia mungkin disebabkan kerana tiada garis paduan kepada mereka yang disediakan oleh organisasi yang disertainya.

TINDAKAN

Oleh itu beberapa perkara perlu diberikan perhatian oleh Pengerusi dan Setiausaha Mesyuarat.

i. Memastikan bahawa Minit Mesyuarat disiapkan awal dan diserahkan kepada Ahli Mesyuarat dalam tempoh dua minggu, sebaik-baiknya dalam tempoh seminggu. Ini akan membantu kesemua Ahli Mesyuarat termasuk yang tidak hadir mengetahui keputusan yang telah dicapai.

ii. Ahli Mesyuarat akan meneliti keputusan mesyuarat yang dicapai dan mengambil tindakan mengikut potfolio masing-masing.

iii. Satu rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesanan Maklumbalas/Pelaksanaan Keputusan-keputusan Mesyuarat Maklumbalas yang mengandungi ;

Bil
Perkara
Keterangan
a.
Bilangan

Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan

b.
Rujukan Minit 

Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan.

c.
Perkara

Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkaitan

d.
Tarikh Hantar

Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan

e.
Jabatan/Bahagian

Nama Jabatan/Bahagian yang dikehendaki memberi maklumbalas.
f.
Tarikh Patut Terima

Tarikh maklumbalas patut diterima
g.
Tarikh Terima

Tarikh maklumbalas diterima oleh urusetia.
h.
Tarikh Bentang

Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat.
i.
Status (Tamat/ Sambung)
Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan.

Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat 

Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. Bagi kebanyakkan organisasi, Urusetia Mesyuarat dikendalikan oleh Setiausaha atau Sekretariat.
Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting.

Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki, Pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar mengikut jadual. Sebagai norma kerja, maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikutan.

Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalas-maklumbalas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat, urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisisan terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima.

Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut:

Cabutan Keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat.

Ringkasan dan Ulasan UrusetiaUrusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisisan mengenai maklumbalas dan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat.

Maklumbalas Dari Kementerian-Kementerian/Jabatan-jabatan Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenai pelaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada Laporan MaklumbalasUrusetia. Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan.

Senarai Kementerian/Jabatan Yang Belum Memberi Maklumbalas Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan MaklumbalasUrusetia.

MAKLUM BALAS MESYUARAT

Berikut adalah contoh maklum balas mesyuarat yang disediakan di dalam mesyuarat untuk perhatian semua ahli mesyuarat.

Nama Mesyuarat       :

Tarikh                       :

Tempat                     :


Bil
Rujukan Minit
Perkara
Tindakan
Maklum Balas
1
Perkara 2.3
Mesyuarat telah bersetuju untuk membeli sebuah van bagi tujuan operasi pengangkutan murid-murid sekolah.
Van yang diputuskan ada jenis Nissan Serena keluaran tahun 2018 dengan harga tidak melebihi RM 160, 000.00 termasuk insuran dan cukai jalan. Van mestilah didaftarkan di atas nama Sekolah.
Unit Ekonomi
Unit Ekonomi telah membuat perbandingan harga van yang telah diputuskan.
Harga van tersebut termasuk cukai jalan dan insuran adalah berjumlah RM 158,345.00.
Van telahpun ditempah dan akan diserahkan kepada sekolah dalam tempoh 7 hari daripada tarikh mesyuarat ini dijalankan.

Sabtu, 19 Oktober 2019

BAB 4 : APA ITU MINIT MESYUARAT



APA ITU MINIT MESYUARAT 

Pelbagai tafsiran yang dapat kita temui berkaitan dengan minit mesyuarat. Mengikut Kamus Dewan Edisi ketiga 2002, minit adalah merupakan satu  catatan berkaitan apa yang telah diperkatakan (dibincangkan) atau dipersetujui (dalam mesyuarat, perundingan dll.) 

Di dalam wikipedia.org pula, Minit ialah satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula diperbincangan akan datang. 

Manakala laman web nancysylvester.com pula menjelaskan bahawa minit adalah rekod rasmi (official record) dalam sesuatu organisasi. Adalah penting (crucial) bahawa minit  adalah tepat kerana bahan ini akan menjadi rekod perundangan dan tindakan kepada organisasi. 

Ia juga adalah rekod rasmi tetap tentang apa yang berlaku pada mesyuarat, ia adalah satu-satunya rekod yang penting Minit mesyuarat juga adalah sebagai rekod awam untuk semua interaksi sepanjang mesyuarat. 

Ia adalah rekod yang tepat mengenai perbincangan dan tindakan organisasi semasa mesyuarat rutin dan mesyuarat jawatankuasa. Pengurusan minit adalah penting kerana perhatian harus diberikan kepada semua undang-undang privasi yang terkesan terhadap  organisasi.

Ia dijadikan sebagai rekod rasmi prosiding mesyuarat yang diberikan kepada ahli mesyuarat sebelum permulaan pertemuan berikutnya sebagai peringatan mengenai apa yang berlaku pada mesyuarat. 

Kenapa Perlu Mengambil Minit? 

a. Merekodkan catatan dan rakaman secara tetap bagi membolehkan orang ramai mengetahui apa yang telah mereka dengarkan. b. Minit menyediakan rekod sejarah yang boleh digunakan dalam mesyuarat masa hadapan untuk pengesahan keputusan dan sebagai peringatan peristiwa dan tindakan.

c. Minit boleh memberikan maklumat penting kepada mereka yang tidak dapat menghadiri mesyuarat. 

d. Minit membantu mengekalkan semua pihak berada di atas landasan yang tepat. Sekiranya sesebuah organisasi mengetahui segala sesuatu yang telah didokumenkan, ia akan lebih cenderung kepada agenda dan bertindak dengan baik kepada satu sama lain. 

e. Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana minit mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan. Berhubung dengan format minit mesyuarat, sebenarnya tidak ada keseragaman dalam menulisnya. 

f. Minit yang baik adalah teratur dan ringkas, dan mengandungi rekod yang jelas mengenai maklumat berguna yang diperlukan. Ianya mudah dibaca dan mudah diikuti dengan perenggan pendek dan format yang konsisten menggunakan boldface, huruf miring (italic) dan peranti pemformatan lain untuk menyerlahkan keputusan, item tindakan dan perkara penting. 

g. Mesyuarat adalah tempat untuk perbincangan kumpulan dan keputusan kolektif. Minit harus memberi tumpuan terutama pada keputusan kolektif yang dibuat dan kurang pada tindakan atau kata-kata individu. 

Penulisan Minit Mesyuarat 

Tugas setiausaha yang utama di dalam mesyuarat ialah mencatat segala perkara yang dibincangkan dan keputusan yang diambil dalam sesuatu mesyuarat atau ringkasnya dikatakan sebagai minit mesyuarat. 

Walaupun majlis mesyuarat boleh melantik seorang pencatit minit namun ia tidak bermakna bahawa Setiausaha boleh berlepas tangan sehingga menganggap bahawa ia tidak penting bagi Setiausaha. 

Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana minit mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan. Oleh itu, setiausaha perlu menguasai kemahiran bahasa yang baik supaya minit mesyuarat yang dinyatakan itu jelas, lengkap dan menepati tentang apa yang telah dimesyuaratkan. 

Untuk menghasilkan minit mesyuarat yang dicatitkan menepati kehendak majlis mesyuarat maka seorang setiausaha perlulah: 

a.    Menghadiri dan menyertai mesyuarat sepanjang masa supaya anda benar-benar memahami situasi yang dilalui sepanjang mesyuarat.

b.    Mengemaskinikan dua dokumen utama iaitu Senarai Kedatangan dan Buku Catatan Minit.

c.    Mencatat selengkapnya semua hal yang dibincangkan dalam mesyuarat dan keputusan yang diambil.

d.    Bersama-sama pengerusi menyemak isi catatan mesyuarat sama ada tepat atau sebaliknya. Untuk menentukan ketepatan isi, catatan perlu dibuat sebaik sahaja mesyuarat selesai. 

Minit mesyuarat disediakan melalui dua peringkat, iaitu mencatat dan menulis minit mesyuarat. Setiausaha seharusnya mempunyai buku catatan minit untuk mencatat: 

a.    Semua isi penting mesyuarat dari mula hingga akhir.
b.    Semua keputusan yang dibuat dalam mesyuarat.
c.    Cadangan dan sokongan juga undian yang dibuat.
d.    Nama pencadang dan penyokong pembentang sesuatu isu.
e.    Jumlah undi yang menyokong dan menentang. 

Isi minit mesyuarat 

a. Kehadiran ditulis mengikut susunan seperti yang berikut:

i. Hadir – senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan mencatatkan jawatan mereka.
ii. Turut hadir – senarai nama mereka yang hadir sebagai pemerhati atau atas undangan khas (bukan ahli jawatankuasa).

iii. Tidak hadir – senarai nama ahli yang tidak hadir (sama ada yang memberikan alasan ataupun tidak). 

b. Kata alu-aluan daripada pengerusi mesyuarat.
c. Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu.
d. Perkara-perkara berbangkit.
e. Agenda-agenda yang ditetapkan.
f.  Hal-hal lain.
g.    Ucapan penutup oleh pengerusi.

Isnin, 14 Oktober 2019

DI SEBALIK ANGKA BESAR #MalaysiaKerja

INISIATIF #MalaysiaKerja yang diumumkan dalam Belanjawan 2020 bertujuan untuk mewujudkan peluang pekerjaan yang lebih baik kepada golongan belia dan wanita, sekali gus mengurangkan kebergantungan terhadap pekerja asing berkemahiran rendah.
Secara ringkasnya, inisiatif @MalaysiaKerja dibahagikan kepada empat program yang disasarkan kepada pekerja dan majikan, iaitu:
1. Insentif #GraduanKerja kepada graduan yang menganggur melebihi 12 bulan, dengan insentif gaji sebanyak RM500 sebulan sebagai tambahan kepada gaji yang diterima, dan RM300 kepada majikan selama dua tahun;
2. Insentif #WanitaKerja bertujuan menggalakkan wanita yang telah berhenti bekerja lebih setahun, dengan insentif gaji sebanyak RM500 sebulan, dan RM300 kepada majikan selama dua tahun;
3. Insentif #WatanKerja melibatkan tambahan RM350 atau RM500 sebulan kepada warganegara yang menggantikan pekerja asing mengikut sektor, dan RM250 kepada majikan selama dua tahun;
4. Insentif #PerantisKerja dalam bentuk elaun tambahan sebanyak RM100 sebulan untuk pelajar dalam kursus TVET, bertujuan menggalakkan lebih ramai belia menyertai kursus TVET
Menurut Menteri Kewangan, kerajaan menjangkakan program #MalaysiaKerja akan mewujudkan 350,000 peluang pekerjaan dalam tempoh lima tahun, dengan peruntukan RM6.5 bilion.
Semua program #MalaysiaKerja ini akan disediakan oleh Kerajaan dan diuruskan oleh KWSP, di mana insentif gaji tersebut akan dikreditkan ke dalam akaun KWSP kecuali bagi program #PerantisKerja.
Melihat kepada perincian program #MalaysiaKerja yang diumumkan ini, timbul beberapa persoalan yang perlu dijawab oleh pihak Kerajaan:
1. Mengapa imbuhan kepada pekerja dikreditkan ke dalam akaun KWSP? Apakah tempoh masa yang diambil untuk imbuhan tersebut disalurkan kepada pekerja untuk dibelanjakan?
2. Program #MalaysiaKerja akan mewujudkan 350,000 peluang pekerjaan dalam tempoh lima tahun. Adakah ini bermakna kerajaan telah gagal mewujudkan 1 juta peluang pekerjaan dalam Manifesto Pakatan Harapan, kurang 650,000 daripada yang dijanjikan?
3. Mengapa kerajaan memilih pendekatan memberikan imbuhan RM500 sebulan untuk menangani masalah pengangguran graduan, sedangkan isu ini berpunca daripada masalah ketidakpadanan industri (job mismatch), kebolehpekerjaan yang lemah (employability), dan taraf pekerjaan yang rendah (underemployment)?
4. Mengapa Belanjawan 2020 tidak menyebut langsung perkataan PTPTN, yang merupakan janji utama kepada anak muda dalam Manifesto Pakatan Harapan?
Sebagai alternatif, peruntukan RM6 bilion ini boleh disalurkan kepada tiga program yang lebih efektif bagi menangani masalah pengangguran graduan, antaranya:
1. Menghidupkan kembali program MyBrain untuk menggalakkan graduan menyambung pelajaran di peringkat Master dan PhD, dengan peruntukan RM2 bilion;
2. Menyambung kembali program latihan dalam pekerjaan seperti SL1M untuk meningkatkan tahap kebolehpekerjaan (employability) di kalangan graduan yang menganggur, dengan peruntukan RM2 bilion; dan
3. Menyediakan dana modal permulaan (seed capital) untuk menggalakkan anak muda #KerjaSendiri dan #CiptaKerja dalam bidang industri kreatif dan ekonomi digital yang berpotensi untuk berkembang pesat, dengan peruntukan RM2 bilion.
Mohon jawapan YB Menteri Belia dan Sukan. Terima kasih. – HARAKAHDAILY 14/10/2019

Ahad, 13 Oktober 2019

Khidmat Malaysia sedia hadapi kemungkinan banjir - Harakahdaily

Khidmat Malaysia sedia hadapi kemungkinan banjir


KUALA LUMPUR: Khidmat Malaysia mengarahkan seluruh jentera dan agensi yang terbabit dengan bencana banjir bersiap sedia untuk berdepan dengan bencana banjir sekiranya ia berlaku ketika perubahan angin monsun yang dijangka berterusan hingga awal November sehingga ke bulan Mac tahun hadapan.
Ketua Pengarah Khidmat Malaysia Pusat, Khairul Faizi Ahmad Kamil berkata, Jabatan Meteorologi Malaysia (MetMalaysia) dalam kenyataannya pada 1 Oktober yang lalu memaklumkan Oktober merupakan tempoh peralihan monsun.
“Semasa tempoh peralihan monsun ini, kebanyakan kawasan di negara akan menerima tiupan angin lemah,” ujarnya dalam satu kenyataan.
Menurutnya, Monsun Timur Laut dijangka bermula pada awal November 2019 dan berakhir pada Mac 2020.
Semasa tempoh monsun itu, katanya beberapa episod hujan lebat monsun yang menyeluruh dijangka berlaku terutama di negeri-negeri Pantai Timur Semenanjung Malaysia.
Beliau berkata, Bilik Gerakan #InfoBencana di peringkat Khidmat Malaysia Pusat akan dibuka pengoperasiannya pada pertengahan bulan ini bagi memudahkan pengurusan maklumat di semua peringkat.
Sehubungan itu, kata beliau Khidmat Malaysia di peringkat negeri-negeri mestilah menyegerakan mesyuarat penyelarasan dan membuka Bilik Gerakan Banjir dengan sesegera mungkin sebelum berlakunya bencana.
Segala maklumat berkaitan info banjir akan dikemaskini di dalam Facebook Khidmat Malaysia (khidmat.malaysia.2015) atau boleh berhubung dengan talian hotline #InfoBencana Khidmat Malaysia di talian 010-8006625. – HARAKAHDAILY 10/10/2019

BAB 3 : PENGURUSAN MESYUARAT



PENGURUSAN MESYUARAT
APA ITU PENGURUSAN MESYUARAT?

Pengurusan Mesyuarat adalah proses menguruskan peringkat-peringkat dan komponen-komponen keseluruhan proses mesyuarat. Tindakan yang membuat mesyuarat berjaya ketika sebelum, semasa dan selepas mesyuarat adalah sama pentingnya. Mengabaikan sebarang proses pengurusan mesyuarat boleh menyebabkan keputusan yang lemah membawa kepada keperluan untuk mengadakan tambahan mesyuarat.

Bagi memastikan bahawa mesyuarat yang ingin diadakan dapat dilaksanakan dengan baik maka Lapan Langkah sebagai Garis Panduan untuk mengurus dan mengendalikan Mesyuarat perlulah diikuti dengan sebaiknya.

1. Memilih Ahli Mesyuarat

Keputusan mengenai siapa yang perlu hadir bergantung kepada apa yang anda ingin capai di dalam mesyuarat. Ia mungkin dilihat agak kasar dalam penyataannya tetapi kita perlu akui bahawa berapa banyak mesyuarat yang dilaksanakan tanpa ahli mesyuarat yang benar-benar diperlukan untuk membincangkan perkara yang difokuskan.

Jangan hanya bergantung kepada keputusan anda sendiri tetapi tanyalah kepada pihak lain untuk menentukan kehadiran di dalam mesyuarat. Jika boleh, hubungi setiap daripada mereka untuk memaklumkan mengenai mesyuarat tersebut, tujuan keseluruhannya dan mengapa kehadiran mereka adalah penting.

Susuli dengan notis mesyuarat termasuk tujuan diadakan mesyuarat, di mana dan bila ia akan diadakan, senarai ahli mesyuarat yang lain dan siapa yang boleh dihubungi jika mereka mempunyai sebarang persoalan

Lampirkan agenda mesyuarat apabila notis mesyuarat dihantar.

Melantik petugas atau pegawai yang bertugas untuk mencatitkan rekod pengeluaran surat kepada ahli mesyuarat agar tidak timbul pertikaian pada masa hadapan.

2. Membangunkan Agenda

Mesyuarat anda akan lebih berjaya jika anda merancang agenda mesyuarat dengan teliti.  Menyediakan agenda biasanya tanggungjawab Pengerusi. Ia perlu dilakukan dengan berunding dengan Setiausaha dan mendapatkan pandangan daripada ahli mesyuarat. Walaupun biasanya sesebuah organisasi mempunyai agenda rutin namun adakalanya ada perkara-perkara yang perlu dibentangkan di dalam mesyuarat untuk tindakan bersama.


3. Membuka Mesyuarat

Sentiasa berusaha untuk memulakan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan ; ini menghormati mereka yang hadir tepat pada waktunya dan mengingatkan para pelewat bahawa penjadualan masa adalah serius.

Dalam ucapan pendahuluan, anda ucapkan terima kasih kepada para ahli mesyuarat yang datang pada masa yang telah ditetapkan
Semakan agenda pada permulaan setiap mesyuarat, memberi peserta peluang untuk memahami semua topik utama yang dicadangkan, mengubahnya dan menerimanya.

Jika perakam suara digunakan sepanjang mesyuarat maka ia perlu dimaklumkan kepada para ahli mesyuarat bagi mengelakkan prasangka.

Memperjelaskan peranan anda dalam mesyuarat.


4. Menetapkan Peraturan untuk Mesyuarat

Anda tidak perlu membuat peraturan baru setiap kali anda mempunyai mesyuarat. Adalah perlu bagi sesuatu mesyuarat mempunyai beberapa peraturan dasar yang dapat digunakan untuk kebanyakan mesyuarat yang berterusan.

Empat peraturan dasar yang kuat adalah: penglibatan, memberi fokus, mengekalkan momentum dan mencapai matlamat. penutupan. Senaraikan peraturan asas utama anda dalam agenda. Anda mungkin melihat ada beberapa perkara lain yang anda perlu jadikan peraturan, ia bergantung kepada kesesuaian masing-masing.

5. Pengurusan masa

Salah satu tugas Pengerusi yang paling sukar ialah pengurusan masa. Masa yang ditetapkan seolah-olah ‘habis’ sebelum tugas selesai. Anda menjangkakan bahawa mesyuarat dapat dihabiskan selama tiga jam namun ia berlarutan sehingga mengambil masa yang lebih lama. Oleh itu, cabaran terbesar adalah menjaga momentum untuk memastikan proses bergerak.

Adakalanya, berlaku pembaziran masa dalam agenda-genda yang sepatutnya ringkas dan padat tetapi digunakan masa yang panjang. Contohnya, Pengerusi majlis mengambil masa yang lama sehingga 30 minit semasa mengalu-alukan kehadiran para ahli mesyuarat.

Perkara berkaitan dengan Pengurusan Masa akan diperjelaskan lagi dalam topik yang lain.
  
6. Penilaian Proses Mesyuarat

Sungguh mengagumkan apabila orang akan mengadu tentang mesyuarat yang dihadiri membuang masa tetapi mereka hanya mengatakan demikian selepas mesyuarat itu. Dapatkan maklum balas daripada mereka semasa mesyuarat agar anda dapat memperbaiki proses mesyuarat dengan segera. Penilaian mesyuarat hanya pada akhir mesyuarat biasanya terlambat untuk melakukan apa-apa mengenai maklum balas peserta.

Bagaimana caranya? Apabila perbincangan mesyuarat berjalan dalam masa yang agak lama, katalah dalam tempoh satu jam, tanyakan kepada ahli mesyuarat sama ada mereka berpuashati dengan apa yang telah dilalui. Ia tidaklah perlu terlalu formal, laksanakannya secara bersahaja

7. Menilai Mesyuarat Keseluruhan

Mungkin jarang anda melalui proses ini, iaitu Pengerusi bertanyakan kepada ahli mesyuarat berapakah penilaian mereka terhadap mesyuarat pada kali ini. Penilaian termasuklah terhadap peranan pengerusi, perjalanan mesyuarat dan jangka masa mesyuarat diadakan. Tidak perlu terlalu lama, cukuplah dengan masa 5-10 minit pada akhir mesyuarat untuk menilai mesyuarat.

Sediakan setiap anggota pangkat dari 1-5, dengan 5 sebagai yang tertinggi, dan minta setiap ahli menjelaskan ranking mereka. Ia sebenarnya mampu untuk meningkatkan prestasi anda selaku Pengerusi dan memastikan bahawa mesyuarat akan datang akan berjalan dengan lebih baik.

8. Menutup Mesyuarat

Pengerusi hendaklah berusaha agar mesyuarat diakhiri dengan memberikan ransangan positif dan motivasi terhadap ahli mesyuarat agar terus berusaha untuk melaksanakan tanggungjawab dengan sebaiknya.

Cuba selesaikan mesyuarat mengikut masa yang ditetapkan. Jika anda konsisten berbuat sedemikian, ahli mesyuarat akan lebih meyakini anda.

Pada akhir mesyuarat, semak tindakan dan tugasan, dan tetapkan masa untuk mesyuarat seterusnya dan minta komitmen daripada setiap peserta sama ada mereka dapat hadir atau tidak ke mesyuarat yang akan datang. Jika respon sederhana atau tidak mendapat sambutan maka ada baiknya anda mencadangkan tarikh yang baharu agar mesyuarat yang akan datang gagal dilaksanakan akibat korum yang tidak mencukupi

Jelaskan bahawa minit mesyuarat dan/atau tindakan akan dilaporkan semula kepada ahli dalam paling seminggu daripada tarikh mesyuarat diadakan bagi membantu untuk mengekalkan momentum.

Sekian, wassalam

KHAIRUL FAIZI BIN AHMAD KAMIL
Minda Sejahtera Resources