TANGISAN ROHINGYA

TANGISAN ROHINGYA

Rabu, 25 Jun 2014

BAHAGIAN KE 2 : FUNGSI PENGURUSAN DALAM MEMANTAPKAN PENGURUSAN PAS


BAHAGIAN KEDUA              :   
FUNGSI PENGURUSAN DALAM MEMANTAPKAN PENGURUSAN PAS

Assalamu’alaikum dan salam perjuangan,

Dalam Bahagian Pertama sebelum ini telah dijelaskan bahawa usaha untuk memperkasa dan memantapkan pengurusan perlu diberikan perhatian di semua peringkat.  Ia bukan hanya terpikul di atas bahu mereka yang diamanahkan sebagai SETIAUSAHA sahaja tetapi mestilah dilaksanakan bersama oleh mereka yang berada di dalam organisasi tersebut.

PAS sebagai sebuah organisasi yang disusun melalui struktur formal dengan matlamat yang jelas, PAS wajarlah memastikan bahawa entiti sosial ini dapat ditadbir dengan sebaik mungkin daripada serendah peringkat PAS Cawangan sehinggalah ke peringkat teratas. Tidak akan wujud organisasi jika ia tidak ada matlamat. Tanpa matlamat maka organisasi akan menjadi struktur yang longgar dan tidak formal.

Umumnya, terdapat tiga sebab organisasi diperlukan iaitu pertamanya yang melibatkan masa lampau, keduanya masa kini dan ketiganya masa akan datang. Apa yang dimaksudkan dengan masa lampau adalah berkaitan dengan kemampuan organisasi mengaitkan manusia dengan masa lalu. Ia memberikan kita gambaran yang jelas tentang sejarah awal terbentuknya organisasi, matlamat, sasaran dan tujuan ia ditubuhkan. Begitu juga dengan keperluan organisasi pada masa kini iaitu untuk melaksanakan apa yang telah dirancang manakala keperluan masa hadapan adalah bertujuan untuk merangka dan merancang apa yang perlu dilaksanakan pada masa akan datang.

Oleh kerana itu, kita perlu memahami bahawa untuk mencapai pengurusan yang mantap maka amat wajar kita memahami apa sebenarnya fungsi pengurusan itu sendiri.  Justeru bagi memastikan bahawa organisasi PAS ini berjaya mencapai matlamatnya maka penggerak organisasi wajar memahami empat (4) perkara atau fungsi-fungsi elemen di dalam dunia pengurusan yang dilihat sebagai perkara yang menentukan berjaya atau tidak sesuatu organisasi ke arah mencapai matlamat organisasi iaitu MERANCANG, MENGATUR, MEMIMPIN dan MENGAWAL.


1. Merancang

Seorang ahli falsafah, Ben Franklin, pernah berkata, "By failing to prepare, you are preparing to fail.” Maknanya, jika kita gagal untuk merancang maka kita sebenarnya merancang untuk gagal. Mana tidaknya, tanpa melaksanakan apa-apa perancangan dalam menjalankan aktiviti PAS di semua peringkat akan menyebabkan pelbagai kemungkinan akan berlaku termasuklah kegagalan program untuk mencapai tujuan ia dilaksanakan.

Perancangan bukan sahaja melibatkan program atau aktiviti tetapi ia melibatkan keseluruhan matlamat organisasi yang ingin dicapai. Pengurusan memutuskan apa yang perlu dilaksanakan pada masa hadapan dan merangka rancangan serta aktiviti untuk dilaksanakan. 

Perancangan akan dapat membantu meminimumkan risiko dengan mengurangkan ketidakpastian persekitaran urusan dan secara tidak langsung membantu organisasi mengurangkan pembaziran.

Organisasi PAS wajar menyusun aktiviti melalui pelan bertindak mengikut tempoh yang ditetapkan melalui bengkel pelan strategik, bengkel pelan bertindak dan seumpamanya. Ia adalah langkah yang terbaik untuk memastikan bahawa aktiviti yang dilaksanakan pada masa akan datang akan tersusun dan terarah.

Masih lagi terdapat sikap di kalangan penggerak organisasi melaksanakan aktiviti secara adhoc tanpa meletakkan sasaran hasil yang sepatutnya diperolehi oleh organisasi. Sikap ini mestilah diubah segera agar kerana ia memberikan kesan negatif terhadap perkembangan organisasi.

Sangat penting program yang dilaksanakan mencapai objektifnya. Sekiranya ia tiada perancangan yang baik maka bagaimana dapat kita mengenal pasti sama ada program itu mencapai objektif sedangkan sememangnya ia tidak berobjektif?

2. Mengatur

Perkara kedua dalam melaksanakan pengurusan adalah mengatur. Kaedah mengatur yang baik dengan menggunakan sumber-sumber yang diperlukan secara optimum dapat membantu segala perancangan dilaksanakan dengan sebaiknya.

Seringkali berlaku dalam sesebuah organisasi, perancangan yang telah dipersetujui bersama hanya kekal menjadi ‘blue print’ yang akhirnya menjadi bahan sejarah akibat ianya tidak dilaksanakan oleh mereka yang dipertanggungjawabkan. Ia berpunca daripada kelemahan untuk mengatur langkah dan tindakan susulan.

Proses mengatur ini melibatkan kerja menstruktur organisasi dan staf. Peranan sekretariat sangat penting pada peringkat ini kerana pengagihan tugas dan tanggungjawab kepada mereka yang diamanahkan mengikut skop kerja masing-masing.

Peranan Ketua sudah tentu berbeza dengan peranan ahli jawatankuasa. Peranan Bendahari dan Ketua Penerangan sudah pasti mempunyai perbezaan dan peranannya. Adalah perlu menyusun atur rangkaian hubungan di antara pemegang jawatan, menjelaskan tugas dalam jawatan dan penentuan skop tugas bagi membantu memudahkan proses perlaksanaan. Oleh itu, tugas mengatur dan menyusun serta mengaitkan tugas, tanggungjawab, kuasa serta sumber-sumber sesuai dalam organisasi perlu diselesaikan terlebih dahulu sebelum bergerak ke arah pencapaian objektif organisasi.

3. Memimpin dan Mengarah

Islam cukup mengambil berat soal kepimpinan. Umat Islam diingatkan bahawa memimpin adalah amanah dan tanggungjawab yang akan dipersoalkan di akhirat nanti. Amanah dan tanggungjawab ini tidak akan terlaksana tanpa adanya pemimpin yang berwibawa. Orang yang lemah dan tidak memiliki kelayakan hilang kelayakan sebagai pemimpin.

Begitu juga di dalam pengurusan organisasi, sekiranya pemimpin gagal memotivasikan petugas dan pekerjanya maka organisasi akan berhadapan dengan laluan yang sukar untuk berjaya. Sebab itulah, fungsi kepimpinan dalam pengurusan sering dikaitkan dengan proses memotivasi para pekerja dan petugas supaya mereka lebih produktif.

Kepimpinan perlu menonjolkan kemahiran dalam bidang-bidang kepimpinan dan motivasi untuk memastikan orang lain memainkan peranan yang berkesan dalam pencapaian rancangan. Ia akan akan mendorong, memotivasi dan menggerakkan seluruh jawatankuasa dan pengikutnya agar bersama melaksanakan aktiviti-aktiviti dalam mencapai matlamat organisasi.

Pengarahan adalah penting bagi menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur, lancar serta dalam suasana harmoni dan ianya bergerak ke arah pencapaian objektif. Pengarahan memerlukan kemahiran seperti kemahiran berkomunikasi, kemahiran mengurus sumber manusia, kemahiran mengurus perubahan, kemahiran menyelesaikan masalah dan kemahiran menangani konflik. Kegagalan menguasai ilmu kemahiran ini akan menyebabkan berlakunya krisis kepimpinan dan keyakinan di kalangan mereka yang dipimpin.

4. Mengawal dan Mengawas

Dalam mengurus sesuatu aktiviti yang dirancang, proses untuk memeriksa dan membandingkan kemajuan yang sebenar dengan rancangan, serta mengubah suai rancangan tersebut berdasarkan maklum balas sangat diperlukan. Langkah-langkah kawalan dan menilai prestasi dan mengambil tindakan pembetulan jika berlaku kesalahan agar matlamat organisasi dapat dicapai.

Penilaian terhadap prestasi organisasi mestilah dibentangkan di dalam mesyuarat agar ianya dapat dinilai dengan membandingkan perancangan dan matlamat organisasi yang telah ditetapkan.

Penilaian boleh dilakukan dengan meilhat kepada pengumpulan data-data yang berkaitan dengan aktiviti yang telah dirancang. Selain itu juga, pengawalan juga merujuk untuk menilai sama ada keseluruhan komponen dalam organisasi sedang bergerak pada landasan yang betul sebagai mana yang telah ditentukan.

Perkara utama yang perlu dikawal adalah melibatkan tugas untuk memastikan semua aktiviti dijalankan seperti yang dirancang, memastikan tiada penyelewengan, mengadakan pemantauan, mengambil tindakan penambahbaikan dan mencadangkan perkara yang mampu untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

Penutup

Bagi mencapai matlamat yang telah dirancang oleh organisasi melalui bengkel pelan bertindak, empat fungsi pengurusan ini perlu diberikan perhatian. Ia adalah sebagai satu panduan kepada pihak pengurusan dan pentadbiran yang telah diberikan peranan.

Selain itu, kerjasama yang melibatkan pihak pengurusan organisasi khususnya sekretariat perlulah dberikan oleh jawatankuasa yang lain.

Wassalam

Disediakan oleh :

Khairul Faizi bin Ahmad Kamil
Penolong Setiausaha Agung PAS
Sektor Pemerkasaan Organisasi


0 ulasan:

Catat Ulasan