TANGISAN ROHINGYA

TANGISAN ROHINGYA

Khamis, 23 Oktober 2014

BAHAGIAN KE 15 : PENYELESAIAN MASALAH & MEMBUAT KEPUTUSAN


Assalamu’alaikum dan salam perjuangan,

Dalam menguruskan organisasi, satu perkara penting yang perlu dikuasai oleh seorang pemimpin adalah bagaimana untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan sama ada di dalam ataupun di luar mesyuarat.

Setiap masalah yang muncul perlulah diakhiri dengan jalan penyelesaian. Sekiranya ia tidak ditangani maka masalah yang kecil akan menjadi besar dan seterusnya membarahi organisasi.

JENIS-JENIS KEPUTUSAN

Keputusan adalah penting untuk menentukan hala tuju organisasi. Kebanyakkan keputusan selalunya terdiri daripada dua kategori ; Keputusan Berprogram (Programmed Decisions) dan Keputusan Tidak Berprogram (Non Programmed Decisions).

Keputusan Berprogram adalah satu prosedur yang sistematik dan termaktub. Ia biasanya rutin, berulang dan berstruktur dengan peraturan yang telah disediakan. Contoh mudah, apabila berlaku kehilangan peralatan pejabat maka laporan dikemukakan kepada pegawai terlibat. Manakala Keputusan Tidak Berprogram adalah bentuk tidak berstruktur dan memerlukan prosedur tertentu dalam membuat keputusan yang kreatif. Ia terjadi diluar kawalan dan tidak pasti yang memberi kesan kepada organisasi. Contohnya, MH370 hilang daripada radar dan tidak dapat ditemui sehingga ke hari ini.

Dalam ilmu pengurusan, menyelesaikan masalah ditafsirkan sebagai satu proses menentukan tindak balas yang sesuai dan tindakan yang perlu diambil untuk mengatasi masalah tersebut. Menyelesaikan masalah menjadi tanggungjawab utama pentadbir. Setiap pentadbir yang berjaya mestilah berkeupayaan membuat keputusan yang dapat membantu organisasi mencapai matlamat dan pada masa yang sama dapat memuaskan keperluan-keperluan ahli-ahli dalam organisasi.

Terdapat banyak punca yang menyebabkan masalah dalam berorganisasi termasuklah di dalam PAS. Ia boleh berlaku akibat wujud perbezaan pendapat atau pendirian, pertindihan tugas dan tanggungjawab, diskriminasi dan pilih kasih, rasa iri hati, pertembungan antara kumpulan, hubungan dalam organisasi, kepentingan peribadi dan pelbagai sebab yang lain.

PEMBUATAN KEPUTUSAN BERKUMPULAN

Terdapat dua kaedah untuk menyelesaikan masalah iaitu Pembuatan Keputusan Individu dan Pembuatan Keputusan Berkumpulan. Namun dalam ruangan ini, saya ingin nyatakan berkaitan dengan Pembuatan Keputusan Berkumpulan yang sesuai dengan topik perbincangan ini.

Pembuatan keputusan berkumpulan merupakan satu cara membuat keputusan yang melibatkan individu lain yang mungkin berkepentingan dalam isu atau masalah yang ingin diputuskan.  Terdapat dua teknik pembuatan keputusan berkumpulan yang biasa digunakan iaitu Teknik Kumpulan Norminal dan Teknik Kumpulan Delphi.

Teknik Kumpulan Norminal ialah satu proses pembuatan berstruktur dalam bentuk perbincangan kumpulan kecil secara bersemuka. Proses ini menghalang seseorang individu daripada mendominasikan perbincangan dan menggalakkan penglibatan individu yang pasif dan menghasilkan satu set cadangan atau penyelesaikan berprioriti. Langkah yang perlu dituruti adalah seperti berikut ; pertamanya pecahkan individu yang hadir kepada kumpulan yang kecil antara 5-6 orang ahli. Keduanya, kenalpasti satu masalah untuk diatasi. Ketiganya, Arahkan setiap ahli untuk menjana idea secara individu tentang keadah penyelesaian. Keempat, kumpulkan idea yang telah dijana oleh semua ahli dan dicatatkan atas Flipchart atau papan hitam/putih. Seterusnya, setiap idea dinilai dan diundi oleh setiap individu. Keenam dan yang terakhir, undian dikongsi dalam kumpulan dan idea paling kerap dipilih sebagai keputusan kumpulan.

Teknik Kumpulan Delphi pula menggunakan pakar yang dirujuk untuk menambah baik keputusan kumpulan. Ia dilakukan dengan mengenalpasti masalah yang ingin diselesaikan. Teknik ini perlu mendapatkan kerjasama daripada pakar yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi. Pakar dirujuk melalui melalui surat, email atau soal selidik melalui pos. Seterusnya, pakar mencatatkan keputusan dan cadangan, kemudiannya meyerahkan kembali soal selidik tersebut. Keputusan idea kesemua pakar disenaraikan dan dibuat salinan. Pakar memberikan komen ke atas idea pakar lain dan cadangan keputusan. Keputusan dikumpulkan semula. Jika konsensus tidak dicapai, maka proses  salinan semua keputusan idea pakar dihantar semula kepada semua pakar. Terakhir, sekiranya konsensus tercapai maka keputusan diterima.

SITUASI MEMBUAT KEPUTUSAN

Cabaran ketika membuat keputusan tidak selalunya dibuat hanya berdasarkan jumlah maklumat sedia ada. Keputusan terbaik juga tergantung pada kesan dan akibat daripada keputusan yang telah dibuat. Oleh kerana itu, terdapat tiga perkara yang perlu diberikan perhatian.

Pertamanya adalah KEPASTIAN. Ketika keputusan dibuat, pembuat keputusan tahu bahawa kesan daripada keputusan yang dibuat dan perkara yang akan terjadi selepas keputusan dibuat. Begitu juga dengan pembuat keputusan mengetahui hasil daripada setiap alternatif yang ada.

Keduanya adalah RISIKO. Pembuat keputusan sering memperoleh maklumat tentang beberapa kemungkinan hasil yang berbeza. Dalam situasi ini, pembuat keputusan perlu mengambil kira kos memperoleh maklumat dengan nilai maklumat yang diperoleh dan kerugian yang mungkin terpaksa ditanggungnya.

Ketiganya adalah KETIDAKPASTIAN. Pembuat keputusan mempunyai sedikit atau tiada langsung maklumat yang boleh dipercayai untuk menilai hasil keputusan yang dibuat.

KESAN MENANGGUHKAN KEPUTUSAN

Pengalaman, motivasi dan personaliti mungkin mempengaruhi dalam membuat keputusan rutin. Seseorang yang bertanggungjawab untuk membuat keputusan hendaklah membuat keputusan pada masa yang diperlukan, lebih-lebih lagi perkara yang mempengaruhi kakitangan bawahan. Menangguhkan sesuatu keputusan rutin akan menghalang pencapaian matlamat organisasi dan juga mengecewakan individu yang tidak dapat menyempurnakan tugas selagi keputusan rutin itu tidak dibuat.

Pemimpin yang selalu menangguh-nangguhkan keputusan akan dicurigai. Sebagai contoh, seorang Pengurus menangguhkan keputusan untuk mengambil tindakan terhadap pekerja yang selalu ponteng bekerja. Tetapi sekiranya pengurus masih menangguh-nangguhkan hukuman, keadaan mungkin menjadi bertambah buruk dan pegawai sokongan mungkin menjadi kurang yakin dengan kebolehan dan keupayaan pengurus itu. Begitu juga dengan keputusan yang perlu dilakukan dalam organisasi politik seperti PAS yang berhadapan dengan pelbagai situasi dan cabaran.

Tidak dapat dinafikan bahawa sesuatu keputusan tetap akan diambil juga satu masa nanti namun ia tidak seefektif sekiranya keputusan dapat dilakukan dengan secepat mungkin.

PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN

Apabila keputusan telah dicapai maka perlaksanaan adalah merupakan tindakan yang perlu dilaksanakan. Keputusan ini perlukan kefahaman faktor-faktor keupayaan, kebolehan dan sikap individu yang terlibat, persekitaran organisasi, keutamaan-keutamaan serta latihan yang diperlukan oleh mereka yang terlibat dalam melaksanakan keputusan itu.

Harbert A. Simon mengemukakan tiga peringkat dalam proses membuat keputusan. Pertamanya, aktiviti mental iaitu mengenal pasti persekitaran yang memerlukan keputusan dibuat. Keduanya aktiviti rekabentuk iaitu mencipta, membentuk dan menganalisis tindakan-tindakan yang sesuai. Ketiganya, aktiviti memilih - pilihan sebenar yang dibuat daripada senarai alternatif.

Bagi Menurut Hoy dan Miskel pula, proses membuat keputusan bermula dengan mengenal pasti dan mendefinisikan masalah. Seterusnya menganalisis kesukaran masalah dalam situasi semasa. Ketiganya, mengadakan kriteria untuk penyelesaian. Keempatnya, membuat perancangan atau strategi untuk tindakan. Ini termasuklah mengkhususkan alternatif, meramal kesan-kesan dan memilih alternatif. Seterusnya yang terakhir, membuat perancangan dari segi merencana, berkomunikasi, menyelenggara dan menilai.

PENUTUP

Membuat keputusan bukanlah satu perkara yang mudah dalam kita berorganisasi. Contohnya, isu perlantikan Menteri Besar Selangor baru-baru ini perlu dilihat sebagai panduan untuk kita memberi perhatian terhadap kepentingan membuat keputusan. Oleh itu, saya berikan beberapa tips akhir di penghujung tulisan ini untuk dijadikan panduan kepada para penggerak organisasi.

Pertama, elakkan daripada membuat keputusan yang terburu-buru. Keputusan yang boleh berubah perlu diputuskan segera tetapi perlu ambil masa bagi keputusan yang tidak boleh berubah.

Kedua, capai satu keputusan bila mana masih ada masa. Ini kerana membuat pilihan tepat di masa yang salah sama seperti membuat keputusan yang salah di masa yang betul.

Ketiga, tidak dinafikan bahawa kita tidak mungkin mendapat kepastian sepenuhnya bahawa kita telah membuat keputusan yang tepat kerana kesan keputusan anda hanya akan berlaku di masa akan datang. 


Keempatnya, yakin pada diri ssendiri untuk membuat keputusan dan berupaya untuk menghadapi akibat sewajarnya. Selebihnya bertawakkallah kepada Allah.

Kelimanya, selepas keputusan dicapai maka kita perlu meneruskan agenda dalam berorganisasi. Apa yang penting adalah tindakan yang perlu dilaksanakan pada masa akan datang untuk meneruskan agenda perjuangan.

Wasalam.


0 ulasan:

Catat Ulasan