TANGISAN ROHINGYA

TANGISAN ROHINGYA

Sabtu, 19 Oktober 2019

BAB 4 : APA ITU MINIT MESYUARAT



APA ITU MINIT MESYUARAT 

Pelbagai tafsiran yang dapat kita temui berkaitan dengan minit mesyuarat. Mengikut Kamus Dewan Edisi ketiga 2002, minit adalah merupakan satu  catatan berkaitan apa yang telah diperkatakan (dibincangkan) atau dipersetujui (dalam mesyuarat, perundingan dll.) 

Di dalam wikipedia.org pula, Minit ialah satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula diperbincangan akan datang. 

Manakala laman web nancysylvester.com pula menjelaskan bahawa minit adalah rekod rasmi (official record) dalam sesuatu organisasi. Adalah penting (crucial) bahawa minit  adalah tepat kerana bahan ini akan menjadi rekod perundangan dan tindakan kepada organisasi. 

Ia juga adalah rekod rasmi tetap tentang apa yang berlaku pada mesyuarat, ia adalah satu-satunya rekod yang penting Minit mesyuarat juga adalah sebagai rekod awam untuk semua interaksi sepanjang mesyuarat. 

Ia adalah rekod yang tepat mengenai perbincangan dan tindakan organisasi semasa mesyuarat rutin dan mesyuarat jawatankuasa. Pengurusan minit adalah penting kerana perhatian harus diberikan kepada semua undang-undang privasi yang terkesan terhadap  organisasi.

Ia dijadikan sebagai rekod rasmi prosiding mesyuarat yang diberikan kepada ahli mesyuarat sebelum permulaan pertemuan berikutnya sebagai peringatan mengenai apa yang berlaku pada mesyuarat. 

Kenapa Perlu Mengambil Minit? 

a. Merekodkan catatan dan rakaman secara tetap bagi membolehkan orang ramai mengetahui apa yang telah mereka dengarkan. b. Minit menyediakan rekod sejarah yang boleh digunakan dalam mesyuarat masa hadapan untuk pengesahan keputusan dan sebagai peringatan peristiwa dan tindakan.

c. Minit boleh memberikan maklumat penting kepada mereka yang tidak dapat menghadiri mesyuarat. 

d. Minit membantu mengekalkan semua pihak berada di atas landasan yang tepat. Sekiranya sesebuah organisasi mengetahui segala sesuatu yang telah didokumenkan, ia akan lebih cenderung kepada agenda dan bertindak dengan baik kepada satu sama lain. 

e. Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana minit mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan. Berhubung dengan format minit mesyuarat, sebenarnya tidak ada keseragaman dalam menulisnya. 

f. Minit yang baik adalah teratur dan ringkas, dan mengandungi rekod yang jelas mengenai maklumat berguna yang diperlukan. Ianya mudah dibaca dan mudah diikuti dengan perenggan pendek dan format yang konsisten menggunakan boldface, huruf miring (italic) dan peranti pemformatan lain untuk menyerlahkan keputusan, item tindakan dan perkara penting. 

g. Mesyuarat adalah tempat untuk perbincangan kumpulan dan keputusan kolektif. Minit harus memberi tumpuan terutama pada keputusan kolektif yang dibuat dan kurang pada tindakan atau kata-kata individu. 

Penulisan Minit Mesyuarat 

Tugas setiausaha yang utama di dalam mesyuarat ialah mencatat segala perkara yang dibincangkan dan keputusan yang diambil dalam sesuatu mesyuarat atau ringkasnya dikatakan sebagai minit mesyuarat. 

Walaupun majlis mesyuarat boleh melantik seorang pencatit minit namun ia tidak bermakna bahawa Setiausaha boleh berlepas tangan sehingga menganggap bahawa ia tidak penting bagi Setiausaha. 

Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana minit mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan. Oleh itu, setiausaha perlu menguasai kemahiran bahasa yang baik supaya minit mesyuarat yang dinyatakan itu jelas, lengkap dan menepati tentang apa yang telah dimesyuaratkan. 

Untuk menghasilkan minit mesyuarat yang dicatitkan menepati kehendak majlis mesyuarat maka seorang setiausaha perlulah: 

a.    Menghadiri dan menyertai mesyuarat sepanjang masa supaya anda benar-benar memahami situasi yang dilalui sepanjang mesyuarat.

b.    Mengemaskinikan dua dokumen utama iaitu Senarai Kedatangan dan Buku Catatan Minit.

c.    Mencatat selengkapnya semua hal yang dibincangkan dalam mesyuarat dan keputusan yang diambil.

d.    Bersama-sama pengerusi menyemak isi catatan mesyuarat sama ada tepat atau sebaliknya. Untuk menentukan ketepatan isi, catatan perlu dibuat sebaik sahaja mesyuarat selesai. 

Minit mesyuarat disediakan melalui dua peringkat, iaitu mencatat dan menulis minit mesyuarat. Setiausaha seharusnya mempunyai buku catatan minit untuk mencatat: 

a.    Semua isi penting mesyuarat dari mula hingga akhir.
b.    Semua keputusan yang dibuat dalam mesyuarat.
c.    Cadangan dan sokongan juga undian yang dibuat.
d.    Nama pencadang dan penyokong pembentang sesuatu isu.
e.    Jumlah undi yang menyokong dan menentang. 

Isi minit mesyuarat 

a. Kehadiran ditulis mengikut susunan seperti yang berikut:

i. Hadir – senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan mencatatkan jawatan mereka.
ii. Turut hadir – senarai nama mereka yang hadir sebagai pemerhati atau atas undangan khas (bukan ahli jawatankuasa).

iii. Tidak hadir – senarai nama ahli yang tidak hadir (sama ada yang memberikan alasan ataupun tidak). 

b. Kata alu-aluan daripada pengerusi mesyuarat.
c. Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu.
d. Perkara-perkara berbangkit.
e. Agenda-agenda yang ditetapkan.
f.  Hal-hal lain.
g.    Ucapan penutup oleh pengerusi.

0 ulasan:

Catat Ulasan